EcoVadis 的證明文件必須符合文件資格與實質內容要求。未獲採計，可能不是企業沒有執行，而是提交資料無法證明問卷答案、範圍或實施情形。以下整理 ISO 證書、溫室氣體（GHG）盤查報告及內部 SOP 三類文件的檢核方法。
資料查核日期：2026 年 10 月 28 日。 本文適用 EcoVadis Sustainability Ratings 的文件準備；「可提交」、「符合文件資格」與「特定評分指標獲採計」並非同一件事，應依當次題目與方法學判斷。
一、ISO 證書採計標準檢核
ISO 14001、ISO 45001、ISO/IEC 27001 等證書須對應相關永續題目；ISO 9001 品質管理認證不屬 EcoVadis 認證指標的採計範圍。不能因持有任何 ISO 證書，就認定必然加分。官方 2026 年更新亦停止接受「in-progress」狀態作為已取得管理系統認證的證明；稽核報告可否支持其他政策、行動或報告題目，應另行判斷。EcoVadis 2026 年方法學更新
| 檢核項目 | 採計要求與檢視方式 | 常見缺漏與自我查核 |
|---|---|---|
| 1. 證書效期（Validity） | 確認評估時仍有效、未暫停或撤銷，核對證書及可查驗狀態。 | □ 過期或僅標示換證中；不可把申請、排程或進行中證明當成有效證書。正式展延須核實其效力及當次要求。 |
| 2. 受評範疇（Scope） | 公司、活動及據點須涵蓋受評實體；集團證書應附據點或法律實體對照。 | □ 只有總部名稱，未證明子公司或受評廠區在認證範圍內。 |
| 3. 驗證機構資格 | 查明發證的第三方驗證機構及該標準的認可資格；認可機構與驗證機構須分清楚。 | □ 將顧問輔導完成證書當作管理系統認證；只看標誌，未查認可範圍。 |
| 4. 文件完整性（Completeness） | 提供主頁及列明廠區、範圍、展延等必要附頁；資料須可辨識與查驗。 | □ 漏上傳附錄，導致無法確認地址、活動或效期。 |
TAF、UKAS、ANAB 等是認可機構，與實際簽發管理系統證書的驗證機構角色不同。可向發證機構、認可機構或相關公開資料庫查核；資料庫未查到時也應先釐清資料完整性，而非單憑搜尋結果下結論。ISO：驗證與認可說明
二、GHG 盤查報告採計標準檢核
ISO 14064-1 或 GHG Protocol 可作為盤查方法依據，採用標準不等於已經第三方查證。EcoVadis 一般 KPI 報告有效期為 2 年；不宜自行等同於固定的「最近兩個完整日曆年」。應依報告期間、文件日期及平台要求確認資料是否仍在適用時效內。證明文件要求
| 檢核項目 | 採計要求與檢視方式 | 常見缺漏與自我查核 |
|---|---|---|
| 1. 時效（Recency） | 核對 KPI 的 2 年有效期、盤查年度與發布日期；優先提供最新完整年度資料。 | □ 2026 年評估仍僅用 2022 年或更早數據；只改封面年份，未更新統計期間。 |
| 2. 組織邊界與排放範疇 | 說明受評實體、涵蓋據點、期間及 tCO₂e；分列 Scope 1、Scope 2，交代方法、係數、排除項目及適用的其他範疇。 | □ 只有「總排放」；未區分範疇或缺少計算依據。Scope 2 應按當次問卷區分所在地法與市場法。 |
| 3. 第三方查證聲明 | 勾選已查證時，附能對應年度、實體、範圍與查證結論的正式聲明。 | □ 只有內部 Excel，卻勾選第三方查證；聲明年度或邊界與報告不一致。 |
| 4. 發布責任與文件管制 | 列出公司、版本、日期、編製與審查責任，保留依內部制度正式核准的證據。 | □ 無日期的試算表截圖。各層手簽並非所有報告的通用硬性條件；電子核准也須可追溯。 |
數據與查證聲明應成套核對，並保留活動數據、係數來源及計算清冊。Scope 2 的填答方式應參考 2026 年方法學更新 及當次問卷。
三、內部 SOP 與管理程序採計檢核
化學品、採購或廢棄物處理程序可支持政策或行動題目；程序存在不代表已充分部署，應搭配適當的執行紀錄。
| 檢核項目 | 採計要求與檢視方式 | 常見缺漏與自我查核 |
|---|---|---|
| 1. 授權與發布日期 | 文件須可辨識公司、發布／審查日期及正式核准狀態；保留簽核或文件系統發布紀錄。 | □ 無來源、日期或核准證據；不必將每份 SOP 均有 CEO 手簽當作通則。 |
| 2. 文件時效 | 政策與行動文件一般有效期 8 年，版本更新須反映實際審查。 | □ 文件長期未審查；僅修改日期而未真正檢視內容。 |
| 3. 內容實質度 | 明定權責、作業步驟、頻率、管制標準及紀錄，連結實際執行證據。 | □ 只有口號，沒有流程與落實機制；篇幅長短不是唯一判準。 |
| 4. 正式狀態（Status） | 提供已核准實施、融入既有管理系統的文件。 | □ Draft 或尚未實施的預覽稿；保密標記本身不等於草案，須看正式狀態。 |
| 5. 語言與可讀性 | 確保文字可讀；官方對英、法、西、德、中、日文以外的文件，要求文字編碼格式而非純圖片。 | □ 影像文字無法辨識。其他語言不一律需附英文摘要，也不能以摘要代替必要完整證據。 |
上述日期、文字格式及真實性要求參考 EcoVadis 文件說明。依組織制度補足正式性，避免為問卷臨時製造文件或倒填核准日期。
四、上傳前快速自我查核表
以下為工作用清單，不是保證得分或一秒通過的判定工具。
[ ] 1. 單檔小於 30 MB，且符合當次評估 55 份文件上限。
[ ] 2. 政策／行動符合 8 年、KPI 符合 2 年時效；證書仍有效。
[ ] 3. 公司識別、發布／審查日期及版本可辨識。
[ ] 4. 已正式核准，簽核或系統發布紀錄可追溯。
[ ] 5. 實體、據點、活動及統計邊界涵蓋本次受評範疇。
[ ] 6. 使用平台接受格式；PDF、Word 或 Excel 均依用途選擇，
並確認可讀性與適用的可搜尋文字要求，不只限 PDF。
[ ] 7. 證書附頁、查證聲明及關鍵證據直接呈現在檔案內，
不只放內嵌附件或要求分析師另開連結下載。
[ ] 8. GHG 的年度、單位、Scope 1／2、方法與查證範圍相符。
[ ] 9. 題號、文件名稱與證據頁碼已建立對照。
[ ] 10. 未以拼湊無關文件、複製他人內容或虛構實施紀錄補件。
55 份上限不應以任意合併無關文件規避；原有管理手冊、多據點認證及有脈絡的培訓資料等有其適用條件。文件數量與合併規則
將證書、GHG 報告及 SOP 各自核對資格，再串連政策、行動與結果，才能讓文件清楚反映企業的真實管理成熟度。