案例主題： 組織已使用「外包運輸商與進廠外車登記表（P-E07-01）」記錄外來運輸車輛，但環境管理程序尚未說明表單的使用時機、查核責任及管制要求。結果是現場有記錄工具，卻缺少可追溯的程序依據，外包車輛的環境管理及排放資料蒐集也未形成一致流程。
先釐清編號： 本案例中的「4.6」是組織內部程序章節，不是 ISO 14001 條文編號。本文沿用提供的表單編號 P-E07-01；原始資料另有 P-EO7／P-E07 寫法，正式使用前請依受控文件主檔核對英文字母 O 與數字 0，並統一文件代碼。
外包運輸車輛可能帶來尾氣、噪音、怠速及交通等環境面向，也可能涉及溫室氣體活動數據。是否要求檢附特定檢驗證明、限制車輛進場或採取其他控制，應依適用法規、契約、場址風險及主管機關要求判定，不宜將單一案例措施視為所有企業的通用法定要求。
稽核觀察重點
組織雖已建立外包運輸商及進廠外車登記表，若程序沒有定義誰在何時填寫、由誰核對車輛資料、如何處理不符合情況，以及紀錄如何保存，就難以證明表單持續有效執行。表單與程序脫節也可能讓承攬商管理、污染預防及資料彙整各自為政。
稽核時可從一筆實際進場紀錄追查：運輸商如何取得進場資格、車輛資料由誰確認、現場人員依何種要求執行、異常如何處理，以及資料是否依組織的盤查邊界與方法保存。是否構成不符合，仍須依適用要求及客觀證據判定。
一、根本原因分析
- 程序改版時漏掉外包移動污染源。 文件主要管理廠內自有車輛，環境面向鑑別或承攬管理未連結外包運輸車輛，程序因此沒有對應控制要求。
- 表單沒有回連母程序。 P-E07-01 已建立，但程序未規定適用對象、填寫時點、審查權責、異常處置及紀錄保存方式，現場只能依個人經驗操作。
- 承攬商管理要求不完整。 運輸商資格、車輛環境條件及進場規則未清楚納入採購、合約或門禁流程，登記資料未轉化為風險控制。
- 文件審查未檢查關聯性。 新增或修訂表單時，文件審查沒有核對程序章節、表單欄位、責任分工及實際作法是否一致。
二、立即矯正與現況控制
先確認適用義務和現場風險，再採取與場址情況相稱的暫行措施：
- 發布受控的臨時作業通知，說明適用車輛、進場查核方式、負責窗口、異常處理及紀錄保存；如需檢查排氣檢驗或其他文件，先確認該要求適用於相關車輛與場址。
- 盤點目前合作的運輸商及近期進場車輛，補齊表單所需的車號、運輸商、查核日期、必要證明及有效期限等資料，並標示尚待確認事項。
- 對不符合適用法規、契約或場內規則的車輛，依既定授權採取適當處置，例如暫停進場、通知承攬商改善或安排替代運輸；保留判定依據及處置紀錄。
- 啟動環境管理程序修訂，將表單用途、執行角色、查核時機、異常通報及紀錄管理納入正式文件審查。
三、矯正預防措施
- 修訂環境管理程序。 在組織內部的 4.6 章節（或適當章節）納入外包移動污染源管理，說明運輸商資格確認、車輛資料登記、入廠查核、定期複核、異常處理與紀錄保存，並明確連結 P-E07-01。
- 把環境要求納入承攬管理。 依適用法規與組織風險，在新簽或續約文件、承攬商告知事項及入廠規則中，說明車輛應符合的要求、應提供的證據及違規處理方式。
- 設定可執行的定期覆核。 指定環保或承攬管理窗口，依車輛進場頻率與證明有效期限安排資料覆核及現場抽查；發現資料過期或車況異常時，追蹤改善至結案。
- 建立文件一致性檢查。 新增或修訂環境表單時，同步檢查母程序是否說明表單的目的、責任、使用時機、相關紀錄及保存方式。
- 納入內部稽核與管理檢討。 抽查承攬商名冊、車輛登記、現場執行及異常處理紀錄，並以抽樣結果確認控制措施持續有效。
四、溫室氣體資料如何判定
車輛排放的盤查分類取決於組織邊界、營運控制、運輸方向及服務關係。組織擁有或控制車輛所燃燒的燃料，通常依其盤查方法列為直接排放；購買第三方運輸服務的排放，可能屬於 GHG Protocol 範疇三上游運輸配送（類別 4）；售出產品的下游運輸則須依適用條件評估類別 9。ISO 14064-1 採直接及間接排放分類架構，並不直接以 GHG Protocol 的「Scope 3」作為其分類名稱。
因此，P-E07-01 可以支援車輛與服務資料蒐集，但不能單靠登記表決定排放分類或計算結果。組織仍需依選定盤查標準，界定邊界、活動數據、計算方法及資料責任人，並保存可追溯證據。
五、稽核佐證建議
| 查核面向 | 可準備的佐證 |
|---|---|
| 程序與表單連結 | 最新受控程序、P-E07-01、文件修訂紀錄及表單填寫說明 |
| 承攬商管理 | 承攬商名冊、契約或環境要求告知、資格審查與溝通紀錄 |
| 車輛進場控制 | 車輛登記、進場查核、適用證明、抽查紀錄及異常處理紀錄 |
| 權責與能力 | 職責分工、門禁／倉管／環保人員訓練與訪談紀錄 |
| 溫室氣體資料 | 盤查邊界與分類判定、運輸活動數據、計算依據及資料品質檢查紀錄 |
| 改善有效性 | 內部稽核結果、缺失追蹤、後續抽樣及管理檢討紀錄 |
六、改善成效確認
結案時不宜只確認「程序已增列 4.6」或「表單已完成」。可抽取不同運輸商及日期的紀錄，確認表單資料完整、現場人員了解查核責任、異常有依規定處理；再追溯一筆溫室氣體活動數據，確認分類、計算及資料來源符合組織所採用的方法。若後續抽查仍發現程序與現場不一致，應重新分析原因並調整控制方式。
小結
環境管理文件應讓程序、表單與現場作法彼此對得上。外包車輛管理不只是填寫進廠登記，也需要清楚界定適用要求、執行責任、異常處置及紀錄用途。把這些環節納入承攬管理與文件控制，並依盤查邊界正確處理運輸排放資料，才能以完整證據回應稽核觀察並降低重複發生的機會。