ขั้นตอนสำหรับผู้เริ่มต้นในการจัดบันทึกประชุมเป็นรายการมติที่ตรวจสอบแล้ว เอกสาร Word ที่แก้ไขได้ และงานนำเสนอ โดยไม่แต่งเติมผลการประชุม
ขอบเขตและประเด็นสำคัญ
เริ่มจากสำเนาข้อความประชุมที่ไม่มีข้อมูลอ่อนไหวในพื้นที่ทำงานที่ตรวจสอบและเปลี่ยนไฟล์ได้ ขอให้จัดมติ ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง และประเด็นค้างเป็นตาราง แล้วเทียบแต่ละรายการกับบันทึกต้นฉบับ
จุดตรวจปฏิบัติ
การทำ Word ให้ระบุผู้อ่าน โครงสร้าง รูปแบบที่แก้ไขได้ และขอบเขตแหล่งข้อมูล ส่วนสไลด์ให้ใช้เฉพาะมติที่ยืนยันแล้ว ระบุสมมติฐานหรือข้อมูลที่ขาดแทนการเติมเอง
ขั้นตอนแนะนำ
- ตรวจชื่อ ตัวเลข วันที่ คำพูด ข้อผูกพัน และข้อมูลลับ ไฟล์ที่สร้างเป็นร่างและต้องมีผู้ตรวจสอบรับผิดชอบความถูกต้องและการอนุมัติ
- เตรียมตัวอย่างที่ปลอดภัย ขอให้สร้างตารางมติ ตรวจเทียบต้นฉบับ ทำ Word และสไลด์ที่แก้ไขได้ แล้วตรวจข้อเท็จจริงและความเป็นส่วนตัวก่อนส่ง
เตรียมพื้นที่ทำงานและไฟล์ฝึก
หากใช้ Windows ให้ตรวจคู่มือติดตั้งทางการของ WorkBuddy สำหรับข้อกำหนดระบบ การดาวน์โหลด การติดตั้ง และการเข้าสู่ระบบ เอกสารเว็บไซต์จีนระบุ Windows 10 ขึ้นไปและ x64 ส่วนสถาปัตยกรรมอื่นต้องตรวจรุ่นปัจจุบัน ใช้คู่มือของระบบปฏิบัติการที่ตรงกันด้วย เริ่มจากข้อความสรุปการประชุมที่เขียนขึ้นเพื่อฝึก หรือสำเนาที่ลบข้อมูลระบุตัวบุคคลและได้รับอนุญาตให้ประมวลผล การเริ่มจากข้อความที่เตรียมไว้ช่วยแยกปัญหาการสรุปมติออกจากการถอดเสียง
สร้างโฟลเดอร์เฉพาะแยกไฟล์ต้นฉบับ ฉบับรอตรวจ และฉบับยืนยันแล้ว WorkBuddy ใช้พื้นที่ทำงานเป็นตำแหน่งหลักในการอ่านและบันทึกไฟล์ หลังเลือกโฟลเดอร์ ขอให้แสดงชื่อและเส้นทางไฟล์เพื่อตรวจว่าเปิดข้อมูลถูกชุด เก็บต้นฉบับไว้และอย่าให้ไฟล์ที่สร้างเขียนทับหลักฐานเดิม
ให้ตารางมติเป็นผลงานชิ้นแรก
ความแตกต่างของถ้อยคำทำให้ความรับผิดชอบเปลี่ยน “เสนอให้ฝ่ายขายดำเนินการ” ไม่เหมือน “ฝ่ายขายตกลงรับผิดชอบ” คำสั่งควรขอให้แยกหัวข้ออภิปราย มติที่ยืนยันแล้ว และประเด็นรอคำตอบ พร้อมอ้างตำแหน่งข้อความต้นฉบับ ระบุงาน ผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง หากต้นฉบับไม่ได้ระบุคนหรือวัน ให้เขียนว่ารอยืนยัน อย่าคาดเดา และแยกข้อความที่ขัดแย้งหรือสถานะการอนุมัติไม่ชัดเจน ก่อนจัดทำเอกสารอื่น ให้ส่งตารางนี้ให้ผู้เข้าร่วมที่รู้บริบทตรวจคำปฏิเสธ เงื่อนไข และวันที่ที่ยังไม่สรุป
หากยืนยันมติภายหลังการประชุม ให้บันทึกผู้ยืนยันและเวลาไว้ เพื่อแยกข้อมูลต้นฉบับจากข้อมูลที่เพิ่มภายหลัง เมื่อผ่านการตรวจแล้วจึงใช้ตารางเป็นแหล่งควบคุมสำหรับเอกสารต่อไป การเปลี่ยนกำหนดส่งจะได้ตรวจย้อนกลับได้ตรงกันทุกฉบับ
ตรวจไฟล์ Word และสไลด์ที่แก้ไขได้
ระบุวัตถุประสงค์ ผู้อ่าน หัวข้อ ภาษา ตำแหน่งบันทึก และเนื้อหาที่ห้ามเปลี่ยน ขอให้มีข้อมูลการประชุม สรุปอภิปราย มติที่ยืนยันและตารางงานค้าง ข้อมูลที่ขาดให้ระบุว่ารอยืนยัน ไม่เพิ่มข้อสรุป กำหนดให้หัวข้อและข้อความแก้ไขได้และรายการงานอยู่ในตาราง เปิดไฟล์ .docx ใน Word หรือโปรแกรมที่จะใช้จริง ทดลองแก้วันครบกำหนด เพิ่มแถว และบันทึก ตรวจว่าข้อความไม่ได้กลายเป็นรูป ตารางไม่แตกหน้า และแบบอักษรไม่ถูกแทนที่
สไลด์ติดตามอาจประกอบด้วยเรื่องที่ต้องตัดสินใจ ความคืบหน้า คำถามที่ยังไม่คลี่คลาย และขั้นตอนถัดไป หากไม่มีหลักฐานความคืบหน้า ให้แสดงช่องว่าง ไม่เปลี่ยนงานค้างเป็นผลงานที่เสร็จแล้ว ขอร่างโครงก่อน แล้วจึงให้สร้าง .pptx ที่แก้ไขได้จากฉบับยืนยัน ตรวจชื่อ วันที่ สถานะ และที่มาของตัวเลขกับตารางมติ พร้อมทดสอบข้อความ ตาราง เลขหน้า และท้ายกระดาษ
ใช้ทักษะและสิทธิ์เท่าที่จำเป็น
ทักษะ WorkBuddy เพิ่มเครื่องมือและขั้นตอนการทำงานได้ เอกสารทางการอธิบายการค้นหา นำเข้า สร้าง และเปิดใช้ทักษะ บางทักษะอาจส่งข้อมูลไปยังบุคคลที่สาม หากงานเอกสารขาดความสามารถ ให้ตรวจสาเหตุก่อน เลือกทักษะที่ตรงงาน และทดสอบกับไฟล์ฝึกเดียวกัน โหมดสิทธิ์เริ่มต้นอนุญาตการเขียนทั่วไปบางอย่างและขอการยืนยันเฉพาะการกระทำเสี่ยงบางประเภท จึงไม่ได้ถามก่อนการแก้ไขทุกครั้ง การฝึกครั้งแรกควรเก็บสิทธิ์เดิมและสำเนาต้นฉบับ หากมีการติดตั้งหรือแก้ไขเป็นชุด ให้ตรวจวัตถุประสงค์และขอบเขตก่อน
แบบตรวจรับควรยืนยันว่ามติอ้างอิงข้อความต้นฉบับหรือการยืนยันภายหลังได้ Word และสไลด์เปิด แก้ไขและบันทึกต่อได้ ชื่อ วัน และสถานะตรงกันทุกฉบับ บันทึกการแก้ไขด้วยคน และแยกเวลาทำงานออกจากเวลาตรวจทานกับปริมาณการใช้บัญชีที่ทราบ การใช้ต่อควรตัดสินจากจำนวนการแก้ไขและคุณภาพการส่งมอบ หากต้องเขียนมติใหม่บ่อย ให้ปรับข้อมูลและคำสั่งก่อน หากเนื้อหาคงที่และแก้เพียงรูปแบบซ้ำ ๆ จึงค่อยพิจารณาบันทึกขั้นตอนเป็นทักษะใช้ซ้ำ