แนวทางการจัดซื้ออย่างยั่งยืน ISO 20400

การจัดซื้ออย่างยั่งยืนต้องส่งผลต่อวิธีเลือกผู้ขายและสั่งซื้อ แม้รวบรวมแบบสอบถามครบทุกฉบับก็ไม่ช่วย หากฝ่ายจัดซื้อไม่รู้ว่าจะจัดการความขัดแย้งระหว่างราคา กำหนดส่ง และความเสี่ยงด้านความยั่งยืนอย่างไร ISO 20400 ช่วยให้องค์กรพิจารณาว่าควรประเมินและติดตามข้อกำหนดใดในกระบวนการจัดซื้อ

ประเภทบริการและสถานะมาตรฐาน

การตรวจประเมินระบบการจัดการ (Management System Auditing, MS)

ISO 20400 เป็นแนวทางการจัดซื้ออย่างยั่งยืน ไม่ใช่มาตรฐานข้อกำหนดสำหรับการรับรองระบบการจัดการ บริการนี้มุ่งเน้นการผนวกแนวทางการจัดซื้อและทบทวนระดับความพร้อมในทางปฏิบัติ ไม่รับรองว่าจะได้รับใบรับรองระบบการจัดการ ISO 20400

งานนี้เน้นนโยบายจัดซื้อ ความเสี่ยงผู้ขาย ต้นทุนตลอดวงจรชีวิต และการตัดสินใจจัดซื้ออย่างยั่งยืน

เหมาะกับใครและควรเริ่มเมื่อใด

พิจารณาแนวทางนี้เมื่อหมวดจัดซื้อหรือห่วงโซ่อุปทานขยาย ลูกค้าเพิ่มเงื่อนไขความยั่งยืน ความเสี่ยงด้านอุปทานสูงขึ้น หรือองค์กรต้องการรวมแบบสอบถามและเกณฑ์คัดเลือกผู้ขายที่มีอยู่ ควรจัดลำดับประเด็นตามหมวด แหล่งที่มา และผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไม่ใช่มูลค่าจัดซื้อเพียงอย่างเดียว

ความท้าทายที่พบบ่อย

ผู้ขายทุกรายได้รับแบบสอบถามเดียวกันโดยไม่แยกความเสี่ยง คำตอบที่ขาดหายไม่กระทบการอนุมัติ ฝ่ายจัดซื้อถูกขอให้คำนึงถึงความยั่งยืนแต่ไม่มีอำนาจตัดสินใจหรือหลักฐานที่ใช้ได้ หรือไม่มีการติดตามผู้ขายหลังการประเมินครั้งแรก

แนวทางและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

สารบบ ISO ระบุ ISO 20400:2017 เป็นแนวทางการจัดซื้ออย่างยั่งยืน ซึ่งยืนยันสถานะปัจจุบันในปี 2023 และอิงแนวคิดที่เกี่ยวข้องจาก ISO 26000 ใช้กับผู้มีส่วนร่วมในหรือได้รับผลจากการจัดซื้อ ไม่ใช่การรับรองผลิตภัณฑ์หรือข้อกำหนดการรับรองระบบการจัดการแบบแยกเดี่ยว

หัวข้อที่อาจพิจารณา ได้แก่ นโยบายและธรรมาภิบาลการจัดซื้อ ความเสี่ยงรายหมวด ความต้องการและข้อกำหนด การคัดเลือกผู้ขาย เงื่อนไขสัญญา ผลการปฏิบัติงาน และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ควรเชื่อมข้อมูลที่เก็บได้เข้ากับการตัดสินใจจริง และบันทึกเหตุผลการอนุมัติข้อยกเว้นกับมาตรการติดตามให้ชัดเจน

เนื้อหาและขั้นตอนการสนับสนุน

เลือกหมวดจัดซื้อที่เป็นตัวแทน

ทบทวนแหล่งที่มา ปริมาณ การพึ่งพาต่อการดำเนินงาน และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น กำหนดประเด็นที่ควรจัดการก่อนและจัดทำภาพรวมความเสี่ยงของหมวด

นำข้อกำหนดไปใช้ในการคัดเลือกและสัญญา

หารือหลักฐานที่หาได้ วิธีคัดเลือก และการจัดการเมื่อไม่เป็นไปตามเงื่อนไข ใส่ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องในคำขอใบเสนอราคา การประเมิน และข้อตกลงความร่วมมือ

ทดลองกระบวนการตัดสินใจกับการซื้อหนึ่งรายการ

ตรวจสอบว่าใครตัดสินใจชั่งน้ำหนักระหว่างราคา คุณภาพ กำหนดส่ง และความยั่งยืน บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ขายและวิธีจัดการข้อยกเว้น

ติดตามระหว่างการปฏิบัติงานและต่อสัญญา

ใช้บันทึกผลการทำงานและปัญหาตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด แล้วตัดสินใจปรับปรุง ยกระดับ หรือเปลี่ยนแปลงความร่วมมือ ผลงานอาจประกอบด้วยแบบประเมิน ขั้นตอนแบ่งความรับผิดชอบ และรายการติดตาม

ข้อมูลที่ควรเตรียม

เตรียมภาพรวมหมวดและมูลค่าจัดซื้อ รายชื่อและแหล่งที่มาของผู้ขาย แบบประเมินเดิม ตัวอย่างคำขอราคาและสัญญา อำนาจอนุมัติ รวมถึงข้อมูลเหตุการณ์ด้านคุณภาพ การส่งมอบ และความยั่งยืน แยกคำกล่าวของผู้ขายที่ยังไม่ได้ตรวจสอบออกจากหลักฐานที่ยืนยันแล้ว

การประเมินระยะเวลาและค่าบริการ

จำนวนหมวดและผู้ขาย การเข้าถึงข้อมูล ระดับการตัดสินใจภายใน และระยะเวลาทดลองจัดซื้อมีผลต่อกำหนดการ การตรวจสถานที่ผู้ขาย การทดสอบห้องปฏิบัติการ การทบทวนสัญญาโดยฝ่ายกฎหมาย หรือการสอบสวนภายนอกต้องกำหนดขอบเขตแยกต่างหาก

คำถามที่พบบ่อย

ผู้ขายลงนามในหนังสือรับรองก็เพียงพอหรือไม่?

คำมั่นต้องเชื่อมโยงกับข้อกำหนด หลักฐาน และการติดตามที่ชัดเจน ไม่ใช้แทนการบริหารผลการปฏิบัติงานจริง

ผู้ขายทุกรายควรใช้ข้อกำหนดเหมือนกันหรือไม่?

กำหนดข้อเรียกร้องให้เหมาะกับหมวด ความเสี่ยง และระดับอิทธิพล พร้อมเก็บเหตุผลประกอบการตัดสินใจ

ควรทำอย่างไรเมื่อความยั่งยืนขัดกับราคา?

กำหนดหลักการประเมิน อำนาจตัดสินใจ และการจัดการข้อยกเว้นล่วงหน้า เพื่ออธิบายและติดตามการเลือกได้

ใช้มาตรฐานนี้รับรองผลิตภัณฑ์ได้โดยตรงหรือไม่?

ไม่ได้ ISO 20400 เป็นแนวทางจัดซื้อ การรับรองผลิตภัณฑ์หรือคำกล่าวอ้างด้านสิ่งแวดล้อมต้องมีหลักเกณฑ์ของตนเอง

ธุรกิจขนาดกลางและเล็กเริ่มจากหมวดเดียวได้หรือไม่?

เริ่มทดลองในหมวดสำคัญแล้วขยายตามผลได้ การสื่อสารภายนอกควรตรงกับขอบเขตที่ดำเนินการจริง

ผนวกกับขั้นตอนจัดซื้อเดิมได้หรือไม่?

นำเรื่องความเสี่ยง หลักฐาน และการติดตามใส่ในจุดตัดสินใจเดิม เพื่อหลีกเลี่ยงขั้นตอนแยกที่ไม่มีผู้ใช้

บริการที่เกี่ยวข้องและการสอบถาม

ข้อกำหนดผู้ขายสามารถเชื่อมกับ ISO 14001 และ ISO 9001 เมื่อติดต่อ Captain International เพื่อหารือการจัดซื้ออย่างยั่งยืน สามารถเริ่มจากหมวดสำคัญหนึ่งหมวดและปัญหาที่พบในปัจจุบัน