มีหลักฐานการชำระเงินและการอนุมัติแล้วยังไม่เพียงพอ องค์กรต้องเข้าใจเหตุผลของธุรกรรม ผู้ได้รับประโยชน์ และความเสี่ยงที่ผู้อนุมัติพิจารณา การจัดการต่อต้านสินบนเริ่มจากบริบทการตัดสินใจเหล่านี้ เพื่อให้นโยบายสอดคล้องกับธุรกิจประจำวัน
ประเภทบริการและบทบาทของมาตรฐาน
การตรวจประเมินระบบบริหาร (MS) งานอาจครอบคลุมการจัดทำระบบ การตรวจประเมินภายใน การตรวจผู้ขาย หรือการเตรียมรับการตรวจภายนอก ตามขอบเขตและฉบับที่ใช้ หน่วยรับรองอิสระเป็นผู้ตัดสินใจออกใบรับรอง งานนี้เน้นความเสี่ยงสินบน การตรวจสอบสถานะ การควบคุมทางการเงินและไม่ใช่การเงิน การรายงาน และการสอบสวน
เหมาะสำหรับใครและเริ่มเมื่อใด
องค์กรที่ทำงานกับตัวแทน การประมูล การจัดซื้อ ธุรกิจข้ามประเทศ หรือความสัมพันธ์หลายชั้น เริ่มตรวจธุรกรรมความเสี่ยงสูงได้ ผู้ใช้ฉบับปี 2016 หรือได้รับข้อกำหนดจากลูกค้าอาจทบทวนความแตกต่างของฉบับใหม่และการเปลี่ยนผ่านการควบคุมเดิม
ความท้าทายที่พบบ่อย
ของขวัญ การเลี้ยงรับรอง และค่าตัวแทนอาจผ่านอนุมัติโดยไม่มีบันทึกวัตถุประสงค์หรือผู้ได้รับประโยชน์ คู่ค้าอาจผ่านการตรวจสอบก่อนทำสัญญาแต่ไม่มีการทบทวนเมื่อบทบาทเปลี่ยน การอนุมัติที่ครบรูปแบบไม่ได้ช่วยให้ผู้บริหารเห็นปัญหาจริงเสมอไป
แนวทางและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
ISO 37001:2025 เป็นข้อกำหนดและแนวทางระบบบริหารต่อต้านสินบนฉบับที่สอง แทนฉบับปี 2016 ใช้กับองค์กรภาครัฐ เอกชน และไม่แสวงหากำไร ครอบคลุมความเสี่ยงสินบนทั้งทางตรงและทางอ้อม แต่ไม่ครอบคลุมการฉ้อโกง การฟอกเงิน หรือการกระทำผิดกฎหมายทุกชนิด ดู ข้อมูล ISO
ขอบเขตโครงการที่อาจตกลงกัน ได้แก่:
- ความเสี่ยงและการตรวจสอบสถานะคู่ค้า: ระบุกรณีที่ต้องตรวจเพิ่มตามพื้นที่ ประเภทธุรกรรม และความสัมพันธ์ พร้อมบันทึกแหล่งข้อมูล การทบทวน การอนุมัติ และเงื่อนไขอัปเดต
- ผลประโยชน์และการควบคุมธุรกรรม: ทบทวนเหตุผลของการจ่ายเงิน จัดซื้อ ของขวัญ การเลี้ยงรับรอง หรือเงินบริจาค และเชื่อมการควบคุมกับอำนาจจริง
- การรายงาน การรักษาความลับ และการปรับปรุง: วางช่องทางรับเรื่องและการหลีกเลี่ยงผลประโยชน์ทับซ้อน การสอบสวนและข้อสรุปทางกฎหมายต้องดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญ
ขั้นตอนการสนับสนุน
- เลือกกิจกรรมความเสี่ยงสูงและกำหนดขอบเขตจากประเภทธุรกรรม คู่ค้า นโยบาย และสรุปเหตุการณ์
- เชื่อมผลตรวจสอบสถานะกับเงื่อนไขธุรกรรมและการอนุมัติข้อยกเว้น พร้อมกำหนดเวลาทบทวนหรือยกระดับ
- ใช้กรณีลบข้อมูลระบุตัวบุคคลเพื่อตรวจการอนุมัติ บันทึก และช่องทางรายงาน พร้อมวางแผนฝึกอบรมตามบทบาท
- ทบทวนเหตุการณ์ การตรวจประเมิน และข้อมูลฝ่ายบริหาร รวมถึงตรวจช่องว่างจากฉบับ 2016 ตามข้อกำหนดทางการ
ผลงานที่ตกลงกันได้อาจรวมรายการสถานการณ์ความเสี่ยง ระดับและรอบทบทวนคู่ค้า ขั้นตอนอนุมัติผลประโยชน์ และบันทึกการรายงานกับการปรับปรุง การทบทวนควรแสดงว่าความเสี่ยงสูงส่งผลต่อการอนุมัติและการควบคุมอย่างไร
ข้อมูลที่ควรเตรียม
- ประเภทธุรกรรม สถานที่ ตัวแทน และความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
- สรุปการประเมินความเสี่ยง การตรวจสอบสถานะ และการทบทวนเดิม
- ตัวอย่างการจัดซื้อ การจ่ายเงิน ผลประโยชน์ และการอนุมัติข้อยกเว้น
- สรุปการรายงาน การฝึกอบรม และการปรับปรุงที่ลบข้อมูลระบุตัวบุคคลแล้ว
เริ่มจากดัชนีข้อมูลและตัวอย่างที่ไม่ระบุตัวบุคคล ให้ข้อมูลโครงการเมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ ผู้เข้าถึง และการเก็บรักษาแล้ว
ระยะเวลาและค่าบริการ
งานขึ้นอยู่กับจำนวนสถานที่ คู่ค้า และความซับซ้อนของธุรกรรม การตรวจสอบประวัติเชิงลึก การสอบสวน บริการกฎหมาย และการรับรองบุคคลที่สามต้องกำหนดแยก การเปลี่ยนจากฉบับ 2016 ต้องยืนยันแผนของหน่วยงานที่เลือก
คำถามที่พบบ่อย
ระบบรับประกันว่าจะไม่มีสินบนได้หรือไม่?
การควบคุมขึ้นอยู่กับบริบทและการปฏิบัติ ระบบช่วยระบุ ป้องกัน และตอบสนองความเสี่ยง แต่รับประกันว่าไม่มีเหตุการณ์ไม่ได้
ISO 37001 ครอบคลุมการประพฤติมิชอบทุกประเภทหรือไม่?
เชื่อมกลไกร่วมได้ แต่มาตรฐานนี้เน้นสินบน ประเด็นอื่นต้องพิจารณาความเสี่ยงและข้อกำหนดของตน
ต้องตรวจคู่ค้าทุกฝ่ายในระดับเดียวกันหรือไม่?
ใช้แนวทางตามความเสี่ยงและบันทึกเหตุผลของระดับการตรวจพร้อมช่วงเวลาทบทวน
ต้องทิ้งระบบเดิมทั้งหมดหรือไม่?
เปรียบเทียบกับฉบับปี 2025 และระบุการควบคุมกับหลักฐานที่ยังใช้ได้ ไม่ได้กำหนดให้เขียนใหม่ทั้งหมด
ต้องให้ฝ่ายการเงินเข้าร่วมเท่านั้นหรือไม่?
ฝ่ายธุรกิจ จัดซื้อ และผู้บริหารมีบทบาทตัดสินใจสำคัญและควรร่วมยืนยันการควบคุมที่ไม่ใช่การเงิน
ใครออกใบรับรองหลังการให้คำปรึกษา?
บุคคลที่สามประเมินอย่างอิสระตามโครงการที่ใช้ ต้องตกลงขอบเขต วัตถุประสงค์ และกำหนดเวลาของงานระบบกับการรับรองแยกกัน
บริการที่เกี่ยวข้อง
เตรียมธุรกรรมหรือผลประโยชน์หนึ่งประเภทที่ประเมินยาก พร้อมอธิบายวิธีตรวจสอบและอนุมัติปัจจุบัน ติดต่อ Captain International