部门提出“用 AI 提升效率”后，下一步是找出要改善的工作。规划可以先回答三个问题：目前成本在哪里、哪些资料可以使用，以及由谁判断成果是否合格，然后再决定先试行哪一项。
适合对象与启动时机
多个部门同时提出需求、现有工具只供个人使用，或准备投入定制开发时，适合先安排导入顺序。资料尚未齐全也可以开始盘点，但测试范围要符合实际可取得的资料。
导入规划常遗漏的问题
展示用文件通常比现场资料整齐。扫描模糊、版本不同、字段缺漏与例外案件都应纳入评估。负责系统的 IT 人员不一定能判断业务答案；了解业务内容的主管也需要 IT 窗口确认权限与维护条件。
以任务与证据比较方案
可将候选工作分为固定规则、资料检索、内容生成及工具操作，再比较现有软件、一般自动化、现成 AI 与定制开发。NIST AI RMF 是供风险讨论参考的自愿框架，并非所有企业都必须取得的认证。
概念验证用于检验关键假设；功能有限的试行应用则让约定用户实际操作。两者都要列明测试资料与决策条件，避免把试作展示直接当成可正式上线的产品。
可讨论的项目步骤
- 与执行人员核对工作量、耗时、返工及目前交付物，建立比较基准。
- 为各项需求列出预期用途、资料缺口、错误影响与集成条件，并安排优先级。
- 规划一般及例外样本、复核人员、试行期间与可接受的质量条件。
- 根据测试结果安排后续投入，并交接工作清单、预算假设与负责人。
准备资料与可能成果
准备现行流程、代表性文件、系统清单、可投入人员与时程即可开始讨论。如果没有耗时记录，可先实际记录一段工作，避免把印象写成效益数字。
可约定成果包括候选任务比较表、资料缺口、概念验证计划、验收方式与导入路线图。程序开发、资料迁移、部署及持续维护需分别界定；规划文件本身并不表示这些工作已包含。
时程与费用评估
访谈部门、候选任务数量、资料质量及方案比较深度决定规划工时；平台费用、模型用量与后续建置另行估算。效益计算应纳入人工复核、修改与维护，并区分估算值和实测结果。
常见问题
一开始就需要共用 AI 平台吗？
可以先测试一项任务。当多个部门确实有共同的知识、权限或连接需求时，再比较共用平台的管理效益与成本。
试行效果不理想，还要继续投入吗？
先判断原因来自资料、工具还是工作定义，再决定缩小范围、补充资料或停止。可在试行计划中写明重测次数与停止条件。
工具产出很快，就代表节省人力吗？
还要计算检查、重写及处理失败案件所花的时间。任务、资料质量与验收条件相近时，比较才更有参考价值。
概念验证通过后还需要什么？
确认正式权限、资料更新、故障处理、用户操作及支持责任，再决定是否进入日常流程。
官方依据
以上来源支持方法与适用范围，本文流程及可能成果为项目讨论建议。