活动的许多可持续成果，在确定赞助、场地和供应商时就已决定。如果等到闭幕后才收集能源、废弃物或参与者数据，往往难以追溯。ISO 20121 可帮助组织把可持续目标纳入从筹备到结束的工作安排。
适用对象与启动时机
活动主办方、策划方、场地及相关供应单位，可根据其能够控制或影响的范围讨论。规划新活动、建立系列活动的制度，或客户要求提供可持续管理证据时，宜在采购条件确定前启动。
企业常见挑战
活动提出节能或减废目标，供应商却没有提供数据的责任；只看环境指标，忽略参与便利性、工作者和社区影响；现场临时改方案，原先安排的措施和数据收集也随之中断。
方法与适用要求
ISO 官方目录列出 ISO 20121:2024，作为活动可持续管理系统的要求与使用指南，涵盖活动生命周期中的环境、社会和经济方面。应结合活动和利益相关方判断重要议题，包括适用的人权、儿童权利、包容性及活动遗留影响等事项。
可讨论的项目范围包括组织与活动边界、参与方需求、议题与目标、采购和合作条件、现场执行、变更与异常，以及活动结束后的成效与反馈。单次活动的成果与管理系统运行的证据需要明确区分。
辅导内容与流程
在筹备阶段确认议题
整理活动目的、规模、场地、参与者和合作关系，选定重要议题与可衡量目标，并形成责任和数据清单。
将要求纳入采购与执行
讨论交通、餐饮、物料和场地等措施，确认供应商应提供哪些数据，以及未能达成安排时如何处理。
跟进现场和撤场
安排现场记录、临时变更、工作者沟通和撤场交接，使措施在执行压力下仍可追踪。
整理可说明的结果
比较目标与实际数据，注明估算和缺漏，并纳入参与者与合作方反馈。成果可包括成效检视和下一次活动的改善清单。
企业需准备哪些资料
建议准备活动计划与预算、场地和采购合同、参与方需求、既有可持续目标、物料与资源信息，以及工作者、参与者和社区反馈。活动尚未举行时，应先规划资料收集方式，不应把计划目标写成已实现的绩效。
时程与费用如何评估
活动规模、筹备时间、场次与供应商数量，以及追踪议题的深度都会影响投入。碳盘查、专业检测、成果查证或活动现场人力应另行界定，避免把管理规划误当成全部现场执行工作。
常见问题
只做垃圾分类就算完整的可持续管理吗？
还需考虑与活动相关的社会和经济议题，并建立责任、目标与检视方式。
活动快开始了，还能规划吗？
可先确认剩余时间内能执行的工作和限制；涉及合同或长期数据的部分应如实说明。
小型活动也能参考吗？
可根据规模和影响设计适当做法，不必照搬大型活动的文件数量。
可以直接宣称活动零碳或零废弃吗？
这类宣称需要各自明确的边界、方法和证据，不能由管理制度直接推定。
自我声明与第三方认证一样吗？
不一样。对外说明时应明确评估方式、范围和执行方，避免造成误解。
单次活动结束后，制度还有什么用途？
可以保存供应商、措施和反馈方面的经验，作为下一次活动规划与改进的依据。
相关服务与需求咨询
采购条件可参考 ISO 20400。联系凯腾讨论活动需求时，可先说明活动日期、角色、规模和最想处理的议题。