EcoVadis menyemak sama ada dokumen menyokong jawapan soal selidik, sepadan dengan skop penilaian dan mencerminkan sistem pengurusan kemampanan yang beroperasi. Apabila bukti tidak mencukupi, kenal pasti jurang sebelum mengumpulkan dasar, rekod pelaksanaan dan bukti prestasi sedia ada.
Maklumat disemak: 28 Oktober 2026. Panduan ini merujuk EcoVadis Sustainability Ratings. Saluran penyerahan dan masa untuk menambah bukti bergantung pada soal selidik, platform dan arahan penganalisis semasa.
1. Semakan dokumen melalui PAR
EcoVadis menilai tiga tonggak pengurusan: Policies, Actions dan Results, diringkaskan sebagai PAR. Metodologi rasmi
- P — Dasar: Komitmen bertulis rasmi, skop, pemilikan tanggungjawab dan matlamat.
- A — Tindakan: Langkah, prosedur, latihan, pensijilan dan bukti pelaksanaan.
- R — Hasil: Data boleh dijejaki, KPI, tempoh pelaporan dan pemantauan prestasi.
Dasar sahaja tidak membuktikan pelaksanaan; pembentangan atau sijil tidak menggantikan semua metrik prestasi. Hubungkan komitmen, pelaksanaan dan hasil menjadi rantaian bukti.
2. Punca lazim bukti tidak mencukupi
Kelayakan, tarikh dan kelulusan rasmi
- Melepasi tempoh: Tempoh umum ialah lapan tahun untuk dasar/tindakan dan dua tahun untuk laporan KPI; semak tarikh luput sijil secara berasingan. Data hasil bukan sah lapan tahun, dan KPI tiga tahun lalu tidak semestinya diterima.
- Identiti atau tarikh tiada: Nama/logo syarikat serta tarikh terbit/semakan diperlukan untuk mengenal pasti sumber dan versi. Simpan nama pelulus, tandatangan atau kelulusan elektronik dasar; tandatangan tulisan tangan CEO bukan syarat sejagat bagi setiap dokumen.
- Masih draf: Draf belum diluluskan atau dilaksanakan tidak membuktikan sistem beroperasi. Jangan mencipta dokumen semata-mata untuk soal selidik atau mengundurkan tarikh.
- Teks tidak boleh dibaca: Bagi bahasa selain Inggeris, Perancis, Sepanyol, Jerman, Cina atau Jepun, panduan rasmi meminta dokumen berkod teks, bukan imej sahaja. Bahasa lain tidak ditolak secara menyeluruh. Semak kualiti imbasan, teks boleh dicari dan kelengkapan terjemahan.
Lihat keperluan dokumen EcoVadis dan sahkan status dokumen dalam platform sebelum penyerahan.
Kandungan kurang butiran, skop atau matlamat
- Slogan sahaja: Komitmen menjimatkan tenaga atau karbon tanpa SOP, jabatan bertanggungjawab, kekerapan atau rekod.
- Skop tidak sepadan: Dokumen satu tapak tidak semestinya meliputi seluruh skop penilaian. Namun, jika hanya tapak itu dinilai, liputan syarikat induk global tidak semestinya diperlukan. Padankan entiti dan tapak sebenar yang dinilai.
- Matlamat tidak jelas: Tiada tarikh sasaran, tahun asas, sempadan pengiraan atau pemilik. Nyatakan tahun rujukan dan aktiviti operasi bagi peratus pengurangan tenaga atau pelepasan.
Pelaksanaan dan hasil tidak boleh dijejaki
- Rekod latihan tiada: Bahan tersedia, tetapi tarikh, bilangan peserta, kadar penyertaan atau rekod selesai tidak dapat disahkan.
- KPI tidak boleh dijejaki: Tiada tempoh, unit, penyebut, sumber atau liputan, lalu perbandingan tahunan sukar.
- Bukti pihak ketiga tidak lengkap: Sijil ISO 14001/45001 tidak lengkap, luput atau skop tidak sepadan. Sijil menyokong soalan pensijilan; bukan setiap hasil mesti mendapat pengesahan pihak ketiga.
Hubungkan bahan pihak ketiga dengan syarikat dinilai, misalnya brosur peralatan dengan invois pembelian, atau sijil latihan luar dengan pelan latihan dalaman. Panduan dokumen pihak ketiga
3. Maklumat untuk dikumpulkan dan diterangkan
Dasar: komitmen dan kebenaran
Nyatakan syarikat, tapak, pekerja atau pembekal yang diliputi. Tetapkan pemilik, mekanisme semakan, tarikh sasaran dan matlamat kuantitatif yang sesuai. Simpan tarikh penerbitan sebenar serta bukti kebenaran pengurusan kanan; tandatangan atau kelulusan elektronik hendaklah mengikut sistem kawalan dokumen sebenar syarikat.
Tindakan: langkah dan butiran pelaksanaan
Sediakan prosedur, carta alir, SOP, audit dalaman dan susulan penambahbaikan. Terangkan peranan/jawatankuasa, sumber serta kekerapan. Bukti latihan boleh merangkumi pelan, bahan, kehadiran dan rekod selesai. Yang penting ialah pelaksanaan, bukan menolak semua format pembentangan.
Hasil: prestasi dan data asas
Utamakan satu hingga dua tahun terkini bagi prestasi alam sekitar/sosial: penggunaan elektrik, kadar kitar semula, kecederaan dan liputan latihan. Sertakan tempoh, unit, kaedah, skop serta sumber. Tambah sampel bil utiliti, audit luar atau sijil sah jika berkaitan dengan soalan.
Bina rujukan silang: soalan/jurang → dokumen dan versi → halaman → skop → pemilik → status penambahbaikan, supaya bukti mudah ditemui.
4. Contoh penerangan bukti tambahan
Ini contoh struktur sahaja. Gantikan sasaran serta tahun dengan maklumat syarikat sebenar. Ia bukan tuntutan prestasi sebenar atau jaminan penerimaan. Tarikh mesti mencerminkan semakan/penerbitan sebenar, bukan hanya menukar tahun.
Dokumen: Dasar Alam Sekitar dan Prosedur Penjimatan Tenaga Operasi Syarikat
Soalan/jurang: Nombor soalan dan ulasan penganalisis sebenar
Skop dinilai: Entiti, tapak dan orang yang diliputi
Penerangan tindakan pembetulan:
1. Kebenaran: Pelulus sebenar serta rekod terbit/semakan versi 2026.
2. Sasaran: Contoh — kurangkan penggunaan elektrik semua tapak 15% menjelang
2030; nyatakan tahun asas, sempadan, kaedah dan jabatan bertanggungjawab.
3. Tindakan: Lampirkan SOP pemeriksaan peralatan dan penggantian LED 2025,
bersama pesanan kerja selesai, pembelian atau rekod penerimaan.
4. Hasil: Lampirkan statistik alam sekitar 2024–2025 dan indeks data asas;
sertakan sijil ISO 14001 sah serta skop jika berkaitan.
Versi/halaman: Versi, tarikh dan halaman bukti yang tepat
Pemilik/status: Nama, tugas, tarikh selesai atau tindakan belum selesai
Tujuannya ialah bukti pengurusan yang boleh disahkan, bukan lebih banyak dokumen. Sahkan kelayakan, skop serta tarikh, kemudian hubungkan PAR untuk menerangkan sistem sebenar, pelaksanaan dan hasil penambahbaikan syarikat.