Menemui dokumen kelulusan selepas sesuatu urusan berlaku belum memadai. Organisasi juga mungkin perlu tahu transaksi yang dirujuk, versi yang digunakan pada waktu itu dan pihak yang berkuasa meluluskan. Pengurusan rekod boleh bermula dengan persoalan sama ada aktiviti perniagaan dapat dibina semula, kemudian menetapkan aturan bersama untuk menangkap, menyimpan dan melupuskan rekod.
Organisasi yang sesuai dan masa untuk bermula
Organisasi yang rekod transaksi dan keputusan tersebar dalam kertas, e-mel dan sistem, atau sedang merancang penggabungan, pendigitalan dan migrasi data, boleh bermula dengan menyemak jenis bukti penting. Kerja bersama antara organisasi juga memerlukan tanggungjawab penyimpanan dan akses yang jelas.
Cabaran lazim
Lampiran mungkin disimpan berasingan daripada e-mel kelulusan sehingga konteks asal hilang. Menyimpan semuanya selama-lamanya pula meningkatkan beban pencarian dan kawalan akses. Organisasi perlu menentukan perkara yang disimpan, tempoh penyimpanan dan keadaan yang menghendaki pelupusan biasa dihentikan sementara.
Pendekatan dan keperluan yang terpakai
ISO 30301:2019 dan Pindaan 1:2024 menetapkan keperluan sistem pengurusan rekod untuk menyokong matlamat perniagaan dan tadbir urus, tanpa mengehadkan penggunaan kepada perisian tertentu. Berdasarkan rekod semakan rasmi yang dirujuk, ISO/PRF 30301 belum dianggap sebagai edisi baharu yang diterbitkan. Katalog ISO
Topik projek yang boleh dibincangkan termasuk:
- Penciptaan dan konteks rekod: Kenal pasti bukti daripada kontrak, transaksi dan kelulusan; tetapkan masa penangkapan, metadata perlu dan hubungan antara rekod.
- Pengelasan, akses dan migrasi: Susun rekod mengikut kegunaan perniagaan, semak pihak yang boleh melihat atau mengendalikannya, dan sahkan kandungan, konteks, pautan serta kebolehbacaan semasa migrasi.
- Penyimpanan dan pelupusan berkuasa: Dokumentasikan asas penyimpanan, tarikh mula tempoh dan tanggungjawab kelulusan, termasuk cara menangguhkan pelupusan apabila terdapat pertikaian atau kewajipan penyimpanan lain.
Sokongan dan peringkat kerja
Pilih bukti perniagaan penting
Bersama pihak perniagaan dan IT, inventori jenis rekod, lokasi simpanan semasa dan keadaan konteks yang hilang.
Tetapkan aturan penangkapan dan jagaan
Sediakan aturan yang boleh dilaksanakan oleh setiap pemilik tanggungjawab, meliputi sumber, pengelasan, akses dan syarat penyimpanan.
Uji pencarian dan migrasi
Pilih kes wakil untuk mengesahkan sama ada bukti lengkap dapat ditemui. Jika migrasi dirancang, semak hubungan sebelum dan selepas pemindahan.
Semak pelupusan dan penyelenggaraan
Semak rekod pemadaman, pemindahan dan pengecualian; bawa isu ke dalam audit dan kemas kini seterusnya.
Hasil yang boleh dibincangkan termasuk inventori rekod, aturan metadata dan akses, jadual penyimpanan dan pelupusan serta rekod ujian pencarian. Satu transaksi boleh digunakan untuk menguji sama ada kandungan, masa, kelulusan dan konteks dapat dibina semula sepenuhnya.
Maklumat yang perlu disediakan
- Proses perniagaan utama dan jenis rekod yang dihasilkannya.
- Ringkasan lokasi kertas, e-mel, sistem dan penjagaan pihak luar.
- Asas tempoh penyimpanan, hak akses dan aturan pelupusan sedia ada.
- Sampel pencarian tanpa identiti serta rekod kehilangan atau masalah migrasi.
Mulakan dengan indeks maklumat dan sampel tanpa identiti. Sahkan tujuan, akses dan aturan penyimpanan sebelum berkongsi maklumat projek.
Penilaian jadual dan fi
Jenis rekod, jumlah sejarah, antara muka sistem dan kewajipan penyimpanan mempengaruhi kerja. Pengimbasan berskala besar, pembaikan fail lama, migrasi sistem dan semakan undang-undang patut ditentukan secara berasingan. Penilaian pihak ketiga tidak dianggap termasuk secara automatik.
Soalan lazim
Adakah membeli sistem dokumen bermakna kami patuh?
Alat perlu menyokong keperluan bukti perniagaan dan tanggungjawab pengurusan; alat tidak boleh menentukan sendiri rekod yang perlu disimpan atau dilupuskan.
Perlukah rekod kertas dimasukkan?
Nilai bukti yang dihasilkan oleh aktiviti dalam skop. Media kertas dan elektronik mungkin kedua-duanya perlu diurus.
Adakah menyimpan semuanya selama-lamanya paling mudah?
Tetapkan syarat mengikut kegunaan dan kewajipan. Penyimpanan tanpa had juga menimbulkan isu pengurusan dan akses.
Adakah mencukupi jika jumlah fail sahaja disemak semasa migrasi?
Sahkan juga kebolehbacaan kandungan serta kelengkapan konteks dan hubungan. Fail mungkin masih wujud tetapi tidak lagi berfungsi sebagai bukti.
Perlukah menunggu edisi seterusnya sebelum bermula?
Inventori, akses dan penyimpanan boleh ditambah baik sekarang, kemudian semak perubahan apabila edisi baharu diterbitkan secara rasmi. Draf bukan edisi semasa.
Siapa yang memutuskan sama ada sijil dikeluarkan?
Pihak ketiga membuat penilaian mengikut skimnya. Hasil pelaksanaan serta skop, tujuan dan fi pensijilan perlu dipersetujui secara berasingan.
Perkhidmatan berkaitan dan pertanyaan
Untuk perbincangan awal, pilih satu jenis rekod yang sering sukar dicari dengan lengkap dan terangkan cara ia diwujudkan, disimpan dan dicapai. Hubungi Captain International